Workzone er AUs ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Workzone bruges til at journalisere afgørelser som træffes af AU som myndighed samt relevant dokumentation af universitetets sagsbehandling i de administrative enheder samt administration i forbindelse med forskning.
Workzone er fuldt integreret med dine Office-produkter, så du kan journalisere direkte fra de gængse programmer: Outlook, Word, Excel og Power Point.
Nedenstående beskriver, hvad du som VIP skal gøre for at opfylde dit journaliseringsansvar.
Når du har brug for at få oprettet en ny sag skal du sende en mail til: workzonesupport@cas.au.dk
Din afdelingssekretær opretter sagen og sender dig et link, så du kan journalisere direkte fra Outlook. For at sikre korrekt oprettelse skal du i mailen oplyse:
På Aarhus Universitet har Universitetsledelsen besluttet, at al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i et ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Dette gælder også administrativ dokumentation i forbindelse med forskning og undervisning.
På AU er det besluttet, at det skal foregå i ESDH-systemet Workzone.
Det betyder i praksis, at Workzone eksempelvis skal anvendes til at journalisere:
Du skal journalisere for at universitet lever op til lovkrav, hurtigt og effektivt kan imødekomme aktindsigter, kan sikre at forretningskritisk dokumentation bevares og kan fremfindes når der er behov og ikke mindst for at understøtte effektive og sammenhængende administrative processer.
Nedenstående liste er ikke udtømmende. Se også instituttets FAQ her.
| VIP-journalisering i Workzone | Eksempler på, hvad der skal journaliseres |
|---|---|
Besøg af eksterne parter |
|
Databehandleraftaler |
|
Forskningsprojekter med ekstern finansiering* |
|
Samarbejdsaftaler |
(Når det involverer eksterne samarbejdsaftaler, opfordres der til at journalisere eksempelvis den forventningsafstemmende korrespondance.) |
Kontrakter om indkøb og udlån af udstyr |
|
Deltagelse i formelle danske råd og udvalg samt internationale udvalg, medlemskaber og netværk |
(For AU’s interne råd og udvalg vil der typisk være en formand eller sekretær, der journaliserer.) |
Henvendelser fra eksterne aktører såsom myndigheder, virksomheder, organisationer og privatpersoner |
|
Konferencer arrangeret af AU |
|
*Forskningsansøgninger til fonde, legater og indstillinger journaliseres af IKS forskningskonsulent i samarbejde med VIP.
Desuden journaliseres der i AU’s projekt- og økonomiafdelinger flere dokumenter. Spørg din samarbejdspartner, hvis du er I tvivl om hvem af jer der journaliserer.
**For øvrige danske (eksterne) som internationale, hvor man deltager i kraft af sin ansættelse på AU, bør de nævnte dokumenter journaliseres.
Kontakt din afdelings-/centersekretær ved tvivl.
Generelt kan du dog sagtens gemme, hvad du selv finder relevant. Det er bedre at gemme end at lade være, så længe du er opmærksom på lovgivningen.
Du kan få et overblik over alle dine sager i Outlook under fanen "sager og dokumenter". Har du ikke denne fane kan du hente den ved at følge denne instruks.
Kontakt gerne din afdelingsekretær eller din superbruger for hjælp til at hente fanen.
Når dit projekt /opgave er afsluttet eller når du ikke længere har brug for sagen, bedes du skrive til din afdelings-/centersekretær, som vil lukke sagen for dig.
Skriv til workzonesupport@cas.au.dk eller kontakt din afdelingssekretær for hjælp.