For TAP

Hvilke opgaver skal gemmes i Workzone?

Er du eller VIP i tvivl om, hvorvidt en opgave skal journaliseres i Workone, kan du bruge nedenstående spørgsmål som pejlemærker. Hvis du kan svare ja til ét eller flere af spørgsmålene, skal opgavens oplysninger og dokumenter gemmes på en sag i Workzone: 

  • Kan der senere opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?  
  • Skal materialet danne grundlag for beslutninger eller afgørelser? Fx ift. ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?   
  • Indsamler/noterer du sagsrelevant viden, der kan blive brug for til at løse en opgave eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?  
  • Udarbejder du en dagsorden/et referat i et mødeforum, hvor der træffes beslutninger, fx et ledermøde?  
  • Træffer du beslutning om at indgå i et eksternt samarbejde med myndigheder, virksomheder, interesseorganisationer eller lign.? 
  • Udfører du myndighedsbetjening?  
  • Arbejder du på en forskningsansøgning eller på at indgå en formel aftale?  
  • Yder du rådgivning eller optræder som ekspert?  
  • Indgår du et kontraktlignende forhold, fx ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?  
  • Søger du om tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?

Aarhus Universitet har udarbejdet  en fælles bruttoliste over typiske opgaver som du finder her



Guide til sagsoprettelse

Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:

  • Sag - vælg Emnesag
  • Titel - alle sager skal starte med 'IKS'
  • Sagsgruppe - se sagsoversigt for hjælp
  • Standard dokumentklassifikation - se AU's vejledning
  • Planlagt afslutningsdato - kendes denne ikke, brug sidste dag i et år
  • Parter - ved eksterne projekter skal parter tilføjes - se Arts vejledning

Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:

  • Sagsbehandler - bør være den ansvarlige for sagen eller opgaven
  • Ansvarlig enhed - er oftest den enhed, som sagsbehandleren tilhører
  • Sagstekst - detaljer om sagen kan være en stor hjælp ved fremtidige søgninger
  • Læseadgang - adgang til sagen kan begrænses ved valg af særlige enheder, indblik eller personer
  • Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette

Afslut en sag

VEJLEDNINGER:

Instruktioner


Søg efter en sag

Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.

  • TIP 1
    Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.
  • TIP 2
    Brug som minimum søgeoperatorerne (asterisk * og cirkumfleks ^) - se søgeoperatorer
  • TIP 3
    Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.
  • TIP 4
    Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.

Fejlmeldinger og kendte fejl


Dashboard og påmindelser


Find flere vejledninger

Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-IT's hjemmeside fx:

FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter