Er du eller VIP i tvivl om, hvorvidt en opgave skal journaliseres i Workone, kan du bruge nedenstående spørgsmål som pejlemærker. Hvis du kan svare ja til ét eller flere af spørgsmålene, skal opgavens oplysninger og dokumenter gemmes på en sag i Workzone: 

• Kan der senere opstå klager eller komme anmodninger om aktindsigt?  
• Skal materialet danne grundlag for beslutninger eller afgørelser? Fx ift. ansættelse af medarbejder, afslag på/bevilling af merit, ansøgning om midler til eller planlægning af forskningsprojekter, godkendelse af en regel/strategi/politik, fastlæggelse af en arbejdsgang eller planlægning af et udbud?   
• Indsamler/noterer du sagsrelevant viden, der kan blive brug for til at løse en opgave eller til at løse lignende opgaver i fremtiden?  
• Udarbejder du en dagsorden/et referat i et mødeforum, hvor der træffes beslutninger, fx et ledermøde?  
• Træffer du beslutning om at indgå i et eksternt samarbejde med myndigheder, virksomheder, interesseorganisationer eller lign.? 
• Udfører du myndighedsbetjening?  
• Arbejder du på en forskningsansøgning eller på at indgå en formel aftale?  
• Yder du rådgivning eller optræder som ekspert?  
• Indgår du et kontraktlignende forhold, fx ifm. indkøb, udlån af udstyr eller analysearbejde?  
• Søger du om tilladelse eller godkendelse fra offentlige myndigheder?

Aarhus Universitet har udarbejdet  en fælles bruttoliste over typiske opgaver som du finder her

• Kend grundreglerne for journalisering på ARTS
• Kend enkle grundregler for IKS
• Kend reglerne omkring klassifikation af data

Der er følgende krav til felter, der skal udfyldes ved sagsoprettelse:

• Sag - vælg Emnesag
• Titel - alle sager skal starte med 'IKS'
• Sagsgruppe - På IKS har vi udarbejdet en pixi over de mest benyttede sagsgrupper, som du kan downloade her. 
  Se evt. også AU's overordnede opgave-og sagsgruppeoversigt for hjælp her.
• Standard dokumentklassifikation - se AU's vejledning
• Planlagt afslutningsdato - kendes denne ikke, brug sidste dag i et år
• Parter - ved eksterne projekter skal parter tilføjes - se Arts vejledning

Følgende øvrige felter bør man være opmærksom på ved sagsoprettelse:

• Sagsbehandler - bør være den ansvarlige for sagen eller opgaven
• Ansvarlig enhed - er oftest den enhed, som sagsbehandleren tilhører
• Sagstekst - detaljer om sagen kan være en stor hjælp ved fremtidige søgninger
• Læseadgang - adgang til sagen begrænses ved valg af særlige enheder, indblik eller personer. Alle sager på IKS tildeles som minimum indblikkene IKS-SEKR + 2114 eller centerindblik.
• Projektnummer - ved eksterne projektbevillinger tilføjes dette

• Arkiver et dokument - Instruktion
• Luk (og genåbn) en sag - Video | Instruktion

• Journaliser fra Outlook (indgående mail) - Video | Instruktion
• Journaliser fra Outlook (udgående mail) - Instruktion
• Journaliser fra Word, Excel, PowerPoint  - Video | Instruktion
• Journaliser via stifinder/flere dokumenter ad gangen - Video | Instruktion
• Opret notat - Instruktion
• Opret og importer dokumenter via Word og Templafy - Video | Instruktion
• Del/send sag som link eller dokument  - Video | Instruktion
• Arkiver et dokument - Instruktion

Søgning efter sager og dokumenter kræver et par tips for at virke.

• TIP 1
  Når du søger efter en sag, så brug ikke fritekstfeltet. Brug i stedet titelfeltet.

• TIP 2
  Brug som minimum søgeoperatorerne (asterisk * og cirkumfleks ^) - se søgeoperatorer

• TIP 3
  Jo mere præcis, du kan være i din søgning, jo større chance for succes fx ved at udfylde flere af sagens felter.

• TIP 4
  Når du søger efter et dokument, kan du godt benytte fritekstfeltet. Her gælder samme søgetips som beskrevet for sager.

• Søg efter en sag og gem søgningen - Video | Instruktion

• Check først denne liste: HR-ITs liste over kendte fejl
• Dernæst er du velkommen til at kontakte din superbruger, som skal bruge disse oplysninger fra dig.  

• Opret og tilpas/gem dashboard - Video (start ved 1:32) | Instruktion
• Indstil påmindelse - Video | Instruktion

Du kan finde et stort antal vejledninger - både instruktioner og videotutorials på HR-IT's hjemmeside fx:

FAQ | Quickguide | Del en sag eller dokumenter