Når du modtager dit bevillingsbrev, skal du hurtigst muligt sende en kopi af det med din underskrift på forsiden til forskningskonsulenten, som sørger for institutleders underskrift på bevillingen. Bevillingen sendes derefter til AU økonomi, hvor en af projektøkonomerne opretter projektet med et projekt- og aktivitetsnummer. Projektøkonomimedarbejderen hjælper med at styre det regnskabsmæssige i projektet dvs. hjemtagning af midler og midtvejs- og afslutningsregnskaber. Det overordnede ansvar ligger hos bevillingshaver.

Hvis bevillingen involverer nyansættelser eller opslag af nye stillinger, kontaktes institutsekretær - og HR medarbejder Gitte Pappe Ludvigsen.

Hvis bevillingen indeholder frikøb kontaktes forskningskonsulenten.

Ved større projekter, hvor der er afsat midler til administrativ support, tilbyder forskningsstøtteenheden desuden, mod betaling, en post-award support. Det afgøres af institutleder/sekretariatsleder på instituttet, hvordan post-award supporten skal organiseres.